Ihr Team macht gute Arbeit. Das Drumherum frisst Zeit.
Im Handwerk geht es selten an der eigentlichen Arbeit verloren. Ihre Leute wissen, was sie tun. Die Probleme entstehen meistens dort, wo Informationen fehlen, Termine untergehen oder Wissen nicht dann verfügbar ist, wenn es gebraucht wird.
- Was wurde beim Kunden damals verbaut?
- Wann war die letzte Wartung?
- Welche Anlage ist demnächst fällig?
- Welche Rechnung gehört zu welchem Auftrag?
- Wo liegt die Anleitung?
- Welche Kunden wären für einen Austausch interessant?
- Und wer schreibt eigentlich mal wieder etwas für die Website?
Das sind keine Luxusfragen. Das ist Alltag.
Jede einzelne Frage kostet nur ein paar Minuten. Aber über Wochen und Monate entsteht daraus genau die Büroarbeit, die abends liegen bleibt oder den Chef vom eigentlichen Geschäft abhält.
Genau dafür gibt es Mein Back-Office.
Mein Back-Office heißt: eine Assistentin vorne, ein Team dahinter
Nicole ist Ihre erste Ansprechpartnerin. Sie schreiben ihr eine Nachricht oder schicken eine Sprachnotiz. Nicole versteht normale Sprache. Sie müssen keine komplizierte Software bedienen und keine Befehle lernen.
Wenn es ins Detail geht, arbeitet im Hintergrund ein ganzes Team mit.
Karl kennt das Archiv und findet Informationen zu Kunden, Anlagen, Dokumenten und Historien. Sara hilft dabei, Dokumente und vorhandene Unterlagen nutzbar zu machen. Das Redaktionsteam erstellt Entwürfe für Website und LinkedIn. Weitere Kollegen können je nach Bedarf dazukommen.
Für Sie bleibt es einfach: Sie sprechen mit Nicole.
Mein Back-Office ist damit nicht nur ein Chatfenster. Es ist Ihr KI-Team fürs Büro.
Nicole
Karl
Sara
Redaktion
Fragen Sie Ihr Back-Office in normaler Sprache
Mit Mein Back-Office können Sie Fragen zu Ihren eigenen Geschäftsdaten stellen. Nicht in Excel. Nicht über Spezialreports. Nicht über eine komplizierte Maske.
Sie fragen einfach:
Die Antwort kommt aus Ihren Daten.
Und wenn die Datenlage eine Frage nicht hergibt, sagt das System das ehrlich. Es erfindet keine Zahlen und rät nicht ins Blaue hinein.
So wird aus vorhandenen Rechnungen, Dokumenten und Notizen ein nutzbares KI Back-Office für Ihren Betrieb.
Beispiel: Eine Fahrt statt zwei
Ein Stammkunde meldet eine Störung. Der Monteur fährt los. Vor Ort stellt er fest: Das benötigte Teil wurde beim letzten Termin schon als Schwachstelle notiert.
Nur hatte diese Information niemand rechtzeitig gefunden.
Also fehlt das Teil. Der Monteur muss ein zweites Mal fahren. Der Kunde wartet. Ihr Betrieb verliert Zeit.
Mit Mein Back-Office läuft es anders.
Sie fragen Nicole morgens:
„Was war zuletzt bei Müller an der Therme?“
Nicole fragt Karl im Archiv und antwortet:
„Letzte Wartung: August 2025. Das Ausdehnungsgefäß wurde als Schwachstelle notiert. Empfehlung: beim nächsten Termin tauschen.“
Der Monteur nimmt das richtige Teil gleich mit.Das Ergebnis ist nicht abstrakte Effizienz.
Das Ergebnis ist sehr konkret: eine Fahrt statt zwei.
Back-Office ohne Schnittstellen-Chaos
Viele Betriebe haben kein perfekt angebundenes System. Daten liegen in Rechnungen, PDFs, Scans, Mails, Ordnern oder Papierablagen.
Normalerweise ist das der Punkt, an dem Digitalisierung teuer wird.
Bei Mein Back-Office ist genau das der Einstieg.
Sie zeigen auf Ihren Rechnungsordner. Wir lesen ein, was vorhanden ist. Ausgangsrechnungen werden erkannt, relevante Daten werden übernommen und doppelte Belege werden vermieden.
Fremde Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote werden nicht einfach blind importiert, sondern erkannt und abgelehnt.
Sie brauchen keinen Systemwechsel. Sie brauchen keine Migration mit offenem Ende. Sie brauchen keine IT-Großbaustelle.
Ihr Betrieb läuft weiter — nur werden die vorhandenen Daten endlich nutzbar.
Aus Bauchgefühl wird Beleg
- Viele Entscheidungen im Betrieb entstehen aus Erfahrung. Das ist gut. Aber manchmal reicht Bauchgefühl nicht.
„Diesen Druckminderer tauschen wir gefühlt ständig.“
Mit Mein Back-Office können Sie daraus eine konkrete Frage machen:
„Wie oft haben wir diesen Druckminderer in den letzten zwei Jahren getauscht?“
Wenn die Daten vorhanden sind, bekommen Sie eine Antwort aus echten Aufträgen.
Damit wird aus einem Gefühl eine Entscheidung:
- Lieferant wechseln.
- Modell tauschen.
- Garantie prüfen.
- Kunden gezielt ansprechen.
- Wartung besser planen.
Mein Back-Office macht also nicht nur Arbeit leichter. Es macht Entscheidungen belastbarer.
Ihr Bestand ist Ihre beste Vertriebsliste
Viele Betriebe suchen neue Kunden, obwohl im eigenen Bestand genug Potenzial steckt.
- Welche Heizungen sind älter als 15 Jahre?
- Welche Kunden hatten in den letzten Jahren wiederholt Reparaturen?
- Welche Anlagen sollten vor dem Winter geprüft werden?
- Welche Wartungen sind in den nächsten Monaten fällig?
Mein Back-Office macht aus vorhandenen Daten eine bessere Grundlage für Vertrieb, Service und Kundenpflege.
Nicht als Gießkanne. Sondern gezielt.
Sie sprechen Kunden an, bei denen es fachlich Sinn ergibt.
Firmenwissen, das nicht mit Mitarbeitern verschwindet
In vielen Betrieben steckt wichtiges Wissen in Köpfen.
Der eine Monteur weiß noch, was damals eingebaut wurde. Die Bürokraft erinnert sich, wo die alte Vereinbarung liegt. Der Chef weiß ungefähr, welcher Kunde immer Sonderwünsche hat.
Das funktioniert, solange alle da sind.
Mein Back-Office hilft dabei, dieses Wissen dauerhaft nutzbar zu machen.
Dokumente, Rechnungen, Wartungshistorien und Notizen werden so erschlossen, dass sie später wieder auffindbar sind.
Nicht als Ablagefriedhof. Sondern als Wissen, das Sie fragen können.
Mein Back-Office für Teams mit mehreren Sprachen
Viele Betriebe arbeiten heute mit internationalen Teams. Das ist eine Chance, bringt im Alltag aber auch Reibung mit sich.
Ein Mitarbeiter steht beim Kunden, ist fachlich gut, aber noch nicht sicher auf Deutsch. Er braucht eine Information, eine Anleitung oder eine frühere Notiz.
Er kann Nicole in seiner Sprache fragen.
Das System hilft dabei, die passende Information zugänglich zu machen. Damit wird Wissen nicht nur auffindbarer, sondern auch nutzbarer für das ganze Team.
Gerade für Handwerksbetriebe mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Ländern kann das im Alltag viel Druck herausnehmen.
Website und LinkedIn: Entwürfe statt Funkstille
Viele Websites kleiner und mittlerer Betriebe sind fachlich solide, aber inhaltlich eingeschlafen.
Nicht, weil es nichts zu erzählen gäbe. Sondern weil niemand Zeit hat, Themen zu suchen, Texte zu schreiben, Bilder vorzubereiten und alles sauber zu veröffentlichen.
Mein Back-Office kann auch hier unterstützen.
Das Redaktionsteam erstellt Entwürfe für Blogbeiträge und LinkedIn-Posts. Passend zu Ihrem Betrieb, Ihren Leistungen und Ihrem Ton.
Wichtig: Es wird nichts ungefragt veröffentlicht.
Sie behalten die Kontrolle. Sie lesen, ändern und geben frei.
Ihre Daten. Ihr Budget. Ihre Kontrolle.
KI darf kein unkalkulierbares Risiko sein.
Deshalb ist Mein Back-Office so gedacht, dass Sie die Kontrolle behalten.
Ihre Daten gehören Ihnen. Keine Weitergabe Ihrer Betriebsdaten. Kein Training fremder Modelle mit Ihren Zahlen. Tägliche Backups. Zugriffsschutz mit Zwei-Faktor-Login. Ein hartes Monatsbudget für KI-Nutzung.
Wenn die Budgetgrenze erreicht ist, stoppt das System vor dem nächsten KI-Aufruf. Keine Überraschungsrechnung.
So wird aus KI kein offenes Kostenrisiko, sondern ein planbares KI Back-Office.
Wo Ihre KI läuft, entscheiden Sie
Nicht jeder Betrieb hat dieselben Anforderungen an Datenschutz, Aufwand und Kosten.Deshalb gibt es verschiedene Betriebsmodelle.
Komplett lokal
Die KI läuft auf eigener Hardware. Das bietet maximale Datenhoheit, benötigt aber passende technische Ausstattung und wird individuell geplant.
DSGVO-konform in Deutschland
Der Betrieb läuft über eine deutsche KI-Plattform. Für viele Betriebe ist das der sinnvollste Mittelweg: datenschutzkonform, ohne eigene Server.
Direkt beim Anbieter
Der schnellste Einstieg mit aktuellen Modellen und geringem Aufwand. Geeignet, wenn die Datenlage und der Anwendungsfall dazu passen.Sie wählen, was zu Ihrem Betrieb passt. Und Sie können später wechseln.
Für wen lohnt sich ein Mein Back-Office?
Mein Back-Office lohnt sich besonders für Betriebe, die mindestens einen dieser Punkte kennen:
- Kundenwissen steckt im Kopf einzelner Mitarbeiter.
- Anlagenhistorie liegt verteilt in Rechnungen, Mails, PDFs oder Ordnern.
- Wartungen, Rückrufe oder Fristen gehen im Tagesgeschäft unter.
- Auswertungen kosten heute Zeit oder einen Dienstleister.
- Ihr Team spricht mehrere Sprachen.
- Ihre Website und LinkedIn-Präsenz bleiben liegen.
- Sie möchten KI nutzen, aber ohne Kontrollverlust und ohne Kostenrisiko.
Wenn das vertraut klingt, lohnt sich ein Blick.
Klein anfangen. Fair mitwachsen.
Sie müssen keine große Komplettlösung kaufen.
Mein Back-Office startet mit Nicole und den Modulen, die Ihrem Betrieb wirklich helfen. Jedes Modul steht für einen konkreten Use Case.
Der Einstieg beginnt ab ca. 178 € pro Monat — inklusive Nicole und erstem Modul.
Bis 10 Nutzer sind enthalten. Darüber wächst das Modell gestaffelt mit Ihrem Team.
Die einmalige Einrichtung umfasst die Konfiguration der Verbindungen, den Datentransfer und die Grundkonfiguration Ihres KI-Teams.
Pilotbetriebe: 250 € Einrichtung.
Standardpreis Einrichtung: 750 €.
Pilot Oberbayern: Noch 3 Plätze
Wir starten bewusst klein.
Für den Pilot in Oberbayern nehmen wir aktuell 3 Betriebe auf. Ziel ist nicht eine anonyme Software-Einführung, sondern ein sauber begleiteter Start mit echten Daten und echten Fragen aus Ihrem Betrieb.
So läuft der Einstieg:
- Demo an Ihrem eigenen Fall
- Wir zeigen Mein Back-Office live mit Fragen, die zu Ihrem Betrieb passen.
- Einlesen erster Bestandsdaten
- Sie sehen erste Antworten aus Ihren eigenen Daten — nicht aus einem Beispieldatensatz.
- Erste Ergebnisse in 14 Tagen
Wenn es nicht passt, steigen Sie aus.
Kein langer Einführungsprozess. Kein Risiko. Kein Verkaufsgespräch über eine Stunde.
Häufige Fragen zu Mein Back-Office
Nein. Mein Back-Office ersetzt keine Fachkräfte. Es nimmt wiederkehrende Büroarbeit ab und macht vorhandenes Wissen schneller nutzbar.
Nein. Genau das ist einer der Vorteile. Wir können mit vorhandenen PDFs, Scans und Rechnungsordnern starten.
Nein. Website- und LinkedIn-Beiträge werden als Entwurf vorbereitet. Veröffentlicht wird erst nach Ihrer Freigabe.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Je nach gewähltem Betriebsmodell läuft die KI lokal, über eine deutsche Plattform oder direkt beim Anbieter.
Nein. Mein Back-Office ist eine Plattform, die mitwächst. Einige Funktionen sind bereits nutzbar, andere werden schrittweise ergänzt. Was noch nicht verfügbar ist, wird auch nicht als fertiges Feature verkauft.
Sehen Sie Mein Back-Office live
Mein Back-Office ist kein KI-Spielzeug. Es ist ein praktisches Back-Office für Betriebe, die ihre Zeit nicht mit Suchen, Nachtragen und Auswerten verlieren wollen.
Reden Sie mit Nicole wie mit einer echten Kollegin.
Wir zeigen Ihnen in 15 Minuten, wie das für Ihren Betrieb aussehen kann.
Noch nicht bereit? In unserem Blog lesen Sie, wie wir Mein Back-Office erweitern und welche Features dazu kommen.